Il menù principale di Mondo Abaco Gestionale propone
una semplice scelta dei programmi e permette di avere
una visione rapida dei dati inseriti.
E’ diviso in due sezioni: nella parte in alto il menù
vero e proprio, con le scelte delle funzioni principali,
il salvataggio, il ripristino, il cambio/modifica
azienda e il numero di release; la seconda sezione
invece elenca le ultime operazioni inserite, raggruppate
per argomento. Da qui è possibile modificare e stampare
i documenti in modo semplice e immediato.
Cambio Azienda
La gestione dell’elenco aziende e le relative gestioni quali
modifica, elimina, crea nuova azienda sono state tutte spostate
sotto il link "Cambio azienda". All’accesso al programma viene
proposta l’ultima azienda sulla quale si stava operando.
Salvataggio e ripristino
In basso a destra troviamo la versione utilizzata e un link
"Salvataggio" che permette di salvare i dati su un file compresso da
copiare poi su un supporto esterno (chiavetta, cd, disco esterno,
ecc...). La scelta "Ripristino" permette invece di caricare un
salvataggio precedentemente effettuato.
Elenco documenti
La sezione in basso elenca alcune informazioni utili come ad esempio
gli ultimi documenti emessi e le statistiche sul fatturato.
Per un utilizzo ancora più diretto ed immediato del menù principale,
sono stati introdotti dei link che permettono, a seconda dei casi,
di stampare, dettagliare o modificare le varie operazioni.
Una fattura può quindi essere stampata o inviata via mail
direttamente dalla lista, oppure è possibile confermare un ordine da
un preventivo in corso presente in elenco, con un semplice clic.
Molte operazioni quotidiane diventano ora più comode e veloci da
svolgere grazie al nuovo menù di Mondo Abaco.
La gestione incassi di Mondo Abaco
permette di gestire le scadenze delle fatture emesse
tramite la rilevazione degli incassi.
La lista che viene proposta
all’accesso al programma presenta l’elenco delle fatture
da incassare, ordinate per scadenza. Sulla destra
dell’elenco troviamo i link "Incasso" o "Modifica" che
permettono di registrare o modificare l’incasso di una
determinata scadenza.
Le colonne "Saldato", "Importo",
"Incassato" e "Da incassare" consentono di aver sotto
mano la situazione delle singole scadenze.
Registrazione incassi
Tramite la form di registrazione
incassi è possibile rilevare l’incasso o gli incassi
riguardanti una singola scadenza. Ogni singola scadenza
può avere incassi multipli. Si pensi ad esempio alla
registrazione di un insoluto che riapre una scadenza e
successivamente il relativo incasso.
Cliccando sul link incasso, il
programma propone la registrazione dell’incasso totale.
E’ possibile però intervenire sul flag "Saldato" e
forzare un importo diverso. Nel caso di forzatura con un
importo diverso dal totale verrà proposta
automaticamente la differenza sotto forma di abbuono
attivo o passivo.
I 2 campi successivi "Tipo incasso"
e "Annotazione" sono facoltativi e permettono di
segnalare la risorsa effettiva dell’incasso (es.
contante, bancomat, bonifico, ricevuta bancaria, ecc...)
e di annotare eventuali informazioni specifiche
dell’incasso (es. assegno num. xxx del xx/xx/xxxx).
Estratto Conto
Il programma di estratto conto
permette di elencare gli estratti conto per cliente con
il totale dello scaduto.
La data richiesta nel campo
"Visualizza lo scaduto al:" permette di elencare le
scadenze da incassare fino ad alla data prescelta.
E’ presente inoltre un bottone di
export su CSV che consente di importare su excel o su
altri sistemi compatibili i dati dell’estratto conto
selezionato.
Invio sollecito
Il programma di invio sollecito
permette di selezionare uno o più clienti per i quali
esistono degli scaduti alla data prescelta.
Una volta selezionato il tipo di
sollecito: "Avviso scadenza pagamento", "Primo
sollecito" e "Secondo sollecito", occorre andare nella
sezione "Layout" per personalizzare il testo da inviare
ai clienti. N.B.: Il programma manterrà memoria del
testo personalizzato per i prossimi
invii, distinguendo i diversi tipi di sollecito.
Il flag "Memorizza dati" permette
di rilevare, per cliente, il tipo e la data dell’ultimo
invio sollecito. Successivamente sarà quindi possibile
selezionare i clienti ordinando per tipo e per data e
decidere a quali clienti inviare i solleciti successivi.
La selezione del tipo pagamento può
essere utile, ad esempio, per escludere la tipologia
"Ricevuta bancaria" o, al contrario per selezionare solo
quest'ultima per inviare un "Avviso" di scadenza della
ricevuta bancaria.
Scadenzario
Lo scadenzario permette di avere
sotto controllo il flusso degli incassi previsti.
I totali sono raggruppati per
giorno con il relativo progressivo. Il tasto "+"
permette di vedere nel dettaglio quali sono le scadenze
prese in considerazione.
La selezione del tipo pagamento
permette di ottenere uno scadenzario mirato ed un più
preciso elenco, come ad esempio le ricevute bancarie in
portafoglio.
Gestione Effetti
La gestione effetti produce il file
CBI per il remote banking e la distinta effetti da
consegnare in banca.
Una volta stabilito il periodo
delle scadenze da visualizzare, premere sul bottone
"Cerca scadenze", verranno elencate tutte le scadenze di
tipo "Ricevuta bancaria".
La lista evidenzia eventuali codici
ABI/CAB mancanti ed è possibile aggiornare l’anagrafica
del cliente cliccando sul link "Inserisci".
Selezionare, o caricare, la banca
azienda presso cui presentare la distinta effetti e
cliccare sul bottone "Genera effetti CBI".
Il programma prepara un file
chiamato "RIBA" che può essere trasmesso via remote
banking.
Contemporaneamente alla generazione
del file RIBA viene creata una stampa distinta che può
essere utilizzata per la presentazione in banca degli
effetti.
Viene proposto un numero distinta
che non è vincolante e che può essere modificato.
La generazione effetti crea anche i
relativi incassi delle scadenze passando il tipo incasso
"Ricevuta bancaria" e la descrizione "Distinta effetti
numero nnn del nn/nn/nnnn".
Per eliminare una distinta effetti
occorre entrare nel programma "Elimina incassi" (vedi
sotto) e selezionare la data incasso e il tipo "Ricevuta
bancaria". A questo punto selezionare gli incassi da
eliminare che hanno nel campo descrizione la data e il
numero distinta da cancellare e procedere con
l’eliminazione.
Genera Incassi (programma di utilità)
Il programma è stato ideato per
consentire di aggiornare la situazione incassi delle
proprie fatture da parte di coloro che attivano in un
secondo tempo la gestione incassi. Può essere
utilizzato, inoltre, per effettuare incassi di scadenze
multiple. Si pensi ad esempio ad un incasso globale
riferito al saldo di più scadenze di un determinato
cliente. In tal caso sarà sufficiente operare tramite la
selezione del cliente e selezionare le scadenze da
saldare.
Il tipo incasso e l’annotazione
(entrambi opzionali) saranno inserite su ogni scadenza
selezionata.
Elimina Incassi (programma di
utilità)
Questo programma permette di
effettuare un cancellazione ricorsiva degli incassi
registrati.
E’ utile ad esempio se si vuole
eliminare una distinta effetti comprendente diverse
scadenze. In tal caso sarà sufficiente selezionare la
data della distinta effetti (che corrisponde alla data
di incasso) e la tipologia di pagamento "Ricevuta
bancaria", l’elenco conterrà tutte le scadenze in
questione con la possibilità di effettuare una selezione
completa o parziale.
Alla fine dell’operazione, il
programma riporterà a "No" il campo "Saldato" della
scadenza.
come fare a …
- inserire un abbuono
nella lista gestione scadenze cliccare su Incasso
Inserire poi nel campo importo un valore maggiore a quello da incassare:
Verrà indicato in verde il totale dell'abbuono se questo è attivo. In caso contrario, l'abbuono passivo verrà indicato in rosso.
- gestire incassi multipli per cliente
Cliccare su Genera incassi nel menù principale della gestione scadenze
Selezionare le scadenze e cliccare su Salva.
- pagare una nota di credito
nella lista gestione scadenze cliccare su Incasso
Cliccare su salva nella gestione incasso per pagare la nota di credito
- incassare direttamente in emissione fatture
In emissione documento, cliccare su incassa nella sezione scadenze per registrare l'incasso della scadenza:
- registrare un insoluto
per registrare un insoluto cliccare su modifica nella lista della gestione scadenze
Registrare poi un incasso con importo negativo e come annotazioni indicare Insoluto
- Esenzione IVA lettere d'intento: cliccare su
tabelle-anagrafiche clienti. Selezionare nella sezione esenzione
IVA-Lettera d'indento il codice IVA da utilizzare per l'esenzione.
Verrà proposta la seguente dicitura che apparirà in stampa del
documento:
"IVA non imponibile ai sensi dell'art. 8 c.1, lett. C DPR 633/72 come da Vs. Dichiarazione di Intento N° ..... del ..........,
da noi annotata nel Registro ..... al N° ..... del ..........".
La dicitura deve essere personalizzata inserendo le informazioni
ricevute dal cliente e i dati relativi alla registrazione sui propri
registri.
In emissione documenti, quando viene richiamato il
cliente, se è soggetto ad esenzione IVA, verrà proposto il codice
IVA esente indicato in anagrafica cliente.
Stampando il documento, apparirà nel corpo la dicitura
indicata in anagrafica cliente.
La gestione preventivi e ordini
permette di predisporre offerte ai clienti con la
possibilità di trasformare le offerte in ordini e
successivamente gli ordini in fatture (o ddt).
Si possono emettere direttamente
ordini a clienti senza avere emesso prima un preventivo.
L’interfaccia è simile alla
gestione fatture ma con qualche accorgimento specifico
che consente di gestire le diverse necessità legate alla
gestione preventivi e ordini.
La testata
I tipi documenti sono 2:
"Preventivo" e "Ordine". Il preventivo può essere
chiamato, in stampa, "Offerta" a seconda delle
preferenze.
Il preventivo, una volta
confermato, assume lo stato di "In corso" e può
essere trasformato in "Confermato", diventa cioè,
al momento dell’accettazione da parte del cliente, una
conferma d’ordine. Nel caso di preventivo rifiutato dal
cliente si può cambiare lo stato da "In corso" a "Rifiutato".
In questo modo verranno gestite correttamente le
statistiche sugli ordini.
Tutti i dati inseriti nel
preventivo/ordine saranno utilizzati per il passaggio
dei dati alla fatturazione. Si raccomanda quindi di
inserire più dati possibili onde evitare di richiamare e
modificare successivamente le fatture emesse da ordini.
Il corpo
Il corpo del documento si presenta
in gran parte identico al corpo dell’emissione fatture,
ma con l’aggiunta del campo "Consegne". Tutti gli
articoli caricati avranno la data consegna uguale alla
data documento. Cliccare sulla ricerca consegne per
gestire le date e le quantità da consegnare. Alla
conferma del caricamento consegne il programma verifica
che il totale delle consegne sia uguale alla quantità
indicata sul rigo del corpo.
Layout
Una novità sostanziale della
gestione preventivi e ordini e il layout che permette di
personalizzare il testo da inserire nel preventivo.
Innanzi tutto troviamo la scelta
del nome da dare al documento "Preventivo" o "Offerta".
I due termini sono sinonimi e possono essere utilizzati
indifferentemente. E’ solo una questione di abitudine ed
è legato anche al tipo di attività che svolge l’azienda.
I flags "Non stampare il numero
documento", "Non stampare totale imponibile e iva"
e "Non stampare le consegne" permettono di
ottenere un documento meno "informatico" e più simile ad
una lettera scritta con un word processor qualsiasi. Il
programma si ricorderà delle scelte effettuate quando si
emetteranno i prossimi documenti.
Note di testata e note a piè di
pagina permettono di personalizzare il documento con
un testo specifico per il cliente. Nel caso fosse
necessario memorizzare delle frasi ricorrenti
(es. pagamento da concordare, i prezzi si intendono IVA
esclusa, Distinti saluti, ecc...) e possibile cliccare
sui bottoni sulla destra e inserire e/o richiamare le
frasi ricorrenti.
Trasformazione preventivi in
ordini
Programma di trasformazione
preventivi dallo stato di "In corso" allo stato
di "Confermato". In pratica viene cambiata la
tipologia dei preventivi selezionati in conferme
d’ordine. L’ordine emesso genererà una
movimentazione magazzino sul totalizzatore
dell’impegnato da clienti.
E’ possibile selezionare
l’operazione contraria: da ordine a preventivo.
Evadibilità ordini
L’esame evadibilità ordini permette
di consultare la situazione degli ordini da evadere,
elencandoli per articolo o per scadenza.
La visualizzazione per articolo
elenca gli articoli per i quali ci sono ordini da
evadere. Le colonne permettono di valutare agevolmente
la situazione delle quantità da consegnare e, per chi
utilizza il magazzino, le eventuali disponibilità o le
quantità di approvvigionamenti.
Chi non utilizza il magazzino deve
utilizzare questo programma fermandosi alla prima
colonna "da consegnare" che propone il residuo da
consegnare per ogni articolo.
La visualizzazione per scadenza
permette di aver sotto controllo gli impegni assunti con
i clienti raggruppati per scadenza consegna. Il
dettaglio permette di vedere ogni singolo ordine nel suo
dettaglio.
Statistiche
Oltre al programma di statistiche
fatturato, troviamo il programma di statistiche
dell’ordinato per periodo che raggruppa gli ordini per
mese, con la possibilità di avere il dettaglio degli
ordini inseriti.
Il rapporto conferma d’ordine su
offerte permette di avere un quadro, totale o per
cliente, del rapporto che intercorre tra le offerte in
corso, confermate e rifiutate.
Import export ordini verso e da Mondo Abaco.
Dalla gestione ordini/utilità/import export è
possibile esportare/importare ordini verso e da un altro
PC con Mondo Abaco. In fase di import, viene ignorato il
numero d'ordine importato e ne viene attribuito uno
nuovo per mantenere le sequenza corretta dei numeratori.
come fare a …
- forzare l'evasione consegne
Cliccare sul menù trasformazione ordini nel menù principale di fatturazione.
Su tipo operazione cliccare su evadi consegne e poi selezionare le consegne da evadere per le quali non verrà emessa nessuna fattura. Cliccare poi su salva.
- fatturare un ordine
Cliccare sul menù trasformazione ordini nel menù principale di fatturazione.
Selezionare le consegne da evadere e il tipo documento (fattura o DDT). Cliccare poi su crea fatture.
- trasformare un preventivo in conferma d'ordine
Cliccare su trasformazione preventivi ordini nel menù principale di preventivi e ordini.
Selezionare i preventivi da confermare e cliccare su crea documenti.
- cambiare lo stato preventivo da in corso a rifiutato
In emissione preventivo, nella sezione di testata del documento, in basso a destra, cliccare su rifiutato per cambiare lo stato del preventivo.
La lista principale di accesso alla
gestione magazzino presenta l’elenco di tutti gli
articoli con la relativa esistenza, ordinati per
categoria merceologica.
Sulla destra troviamo uno schema
riepilogativo delle informazioni principali
dell’articolo selezionato. In particolare sono
evidenziati i 3 principali totalizzatori attorno ai
quali gira l’intera gestione di magazzino: "Esistenza",
"Impegnato clienti" e "Ordinato a fornitori".
Con questi 3 totalizzatori possiamo ottenere la
disponibilità immediata e futura degli articoli di
magazzino.
In testa alla lista, alla destra
del filtro di ricerca, abbiamo la selezione del tipo di
visualizzazione che desideriamo vedere in lista: "Tutto",
con l’elenco di tutti gli articoli e relativa esistenza;
"Sotto scorta", che permette di elencare solo gli
articoli che, rispetto all’esistenza, presentano un
valore inferiore al minimo di scorta e "Da ordinare"
che fornisce un quadro immediato degli articoli da
riordinare. La quantità da riordinare prende in
considerazione gli ordini clienti da evadere, gli ordini
fornitori (merce da ricevere) e la scorta minima
indicata in anagrafica articoli.
Lo schema di riepilogo articolo
permette anche di avere altre informazioni utili alla
gestione del magazzino come, ad esempio, i prezzi del
listino di base al netto e al lordo dell’IVA, il prezzo
medio di acquisto e l’ultimo prezzo di acquisto e
un’immagine dell’articolo.
Articoli
Nel caricamento articoli sono
presenti nuovi campi propedeutici alla gestione del
magazzino:
Categoria merceologica: che
permette raggruppare e identificare rapidamente gli
articoli in lista.
Tipo: Prodotto finito,
Semilavorato, Materia Prima, Imballaggio, Lavorazione e
fittizio. Questi campi sono importanti al fine di
ottenere una valorizzazione di magazzino suddivisa per
tipologia. I tipi "Lavorazione" e "Fittizio" non
verranno presi considerazione nella valorizzazione di
magazzino e nella gestione dei riordini e del
sotto scorta.
Ubicazione: è un campo
descrittivo libero per indicare l’esatta ubicazione
dell’articolo in magazzino (es. scaffale 2 ripiano 3).
Fornitore abituale: Campo
facoltativo che permette di proporre il fornitore
abituale nella lista di
riordino da stampare.
Produttore: Campo
facoltativo dove è possibile inserire il nome della casa
produttrice dell’articolo.
Scorta minima: Campo
facoltativo che, se presente, verrà preso in
considerazione per compilare la lista dei prodotti
sotto scorta.
Prima nota di magazzino
Questo programma permette di
inserire la movimentazione degli articoli di magazzino.
Sono già preimpostate le tipologie di operazioni
eseguibili:
Acquisti: aumenta
l’esistenza e il prezzo di acquisto influenza la
valorizzazione di magazzino
Acquisti da ordine: aumenta
l’esistenza, il prezzo di acquisto influenza la
valorizzazione di magazzino. Decrementa l’ordinato a
fornitore.
Carico Magazzino: aumenta
l’esistenza e il prezzo di acquisto influenza la
valorizzazione di magazzino
Inventario: Propone i 3
totalizzatori (esistenza, impegnato cliente e ordinato
fornitore) e il prezzo medio con i valori trovati alla
data indicata. E’ possibile variare i valori proposti e
salvando la registrazione i nuovi valori impostati
saranno considerati come validi dalla data di
inserimento in poi. Questa causale è utile almeno una
volta a inizio anno, per un riporto corretto della
situazione di magazzino sul nuovo anno. Ma può essere
utilizzato ogni qualvolta
si ritiene necessario sistemare situazioni di
incoerenza riscontrati nei totalizzatori e nel prezzo
medio. E’ inoltre utile per essere rapidamente operativi
se si decide di utilizzare il programma di magazzino
quando si sono già emesse delle fatture di vendita o ci
sono già degli ordini in corso. Per una gestione più
rapida dell’inventario, fare comunque riferimento al
programma "Inventario" presente nella sezione "Utilità"
del magazzino. Da qui è possibile sistemare tutti gli
articoli con un’unica operazione.
Nota credito su vendite:
aumenta l’esistenza
Ordine a fornitore: aumenta
l’ordinato a fornitore
Ordine cliente: aumenta
l’impegnato da cliente
Reso a fornitore: Decrementa
l’esistenza
Scarico magazzino:
Decrementa l’esistenza
Vendita: Decrementa
l’esistenza
Vendita da ordine:
Decrementa l’esistenza e decrementa l’impegnato da
cliente.
Scheda di magazzino
La scheda di magazzino elenca e
stampa tutti i movimenti caricati nel periodo impostato
e per un determinato articolo.
La scheda evidenzia il tipo di
operazione, la quantità e il prezzo. Sono presenti
inoltre le colonne impegnato clienti e ordinato
fornitori che permettono di consultare anche le
movimentazioni che operano su detti totalizzatori.
Si ricorda che le operazioni
elencate possono provenire sia dalla prima nota
magazzino (es. carico, acquisto, inventario) sia
dall’emissione DDT, fatture o ordini (es. Vendita,
Vendita da ordini, ordine cliente, ecc...).
Valorizzazione di magazzino
E’ possibile valorizzare il
magazzino al costo medio (solitamente utile al
commercialista per valutare il costo delle rimanenze),
costo ultimo e per uno dei
listini presenti in anagrafica listini.
La valorizzazione può essere
richiesta per tipologia (prodotti finiti, semilavorati,
materie prime e imballaggi) e gli articoli sono elencati
in ordine di categoria merceologica.
In basso a destra il "Totale
valore di magazzino" permette di vedere l’importo
calcolato per le tipologie selezionate.
Stampa movimenti
Si tratta di una stampa analitica
dei movimenti di magazzino per periodo e in ordine
cronologico. E’ assimilabile al libro giornale di
magazzino. Si consiglia, prima di effettuare la stampa
di organizzare le colonne secondo le proprie preferenze
in quanto il programma stampa esattamente quello che si
vede a video.
Inventario (programma di
utilità)
Pure trovandosi nella sezione
utilità del magazzino, si tratta di un programma di
estrema importanza per la sua utilità e per le
ripercussioni che produce sui totalizzatori e sui valori
del magazzino.
Questo programma nasce per
velocizzare le operazioni di inventario dei singoli
articoli.
Per ogni articolo proposto il
programma propone le quantità e il prezzo medio
da riportare a nuovo. Ma, se si riscontrano delle
differenze rispetto all’inventario fisico di magazzino,
e’ possibile agire su ogni singolo valore per
correggere eventuali incoerenze.
Dalla data inventario in poi, tutti
i programmi di visualizzazione/gestione del magazzino
faranno riferimento ai nuovi valori.
Questo programma andrebbe eseguito
almeno una volta all’anno, in occasione dell’inventario
fisico del magazzino. Ma può essere utilizzato anche in
altre occasioni, quando si ritiene di dover intervenire
sul magazzino in modo sostanziale.
L’inventario deve essere utilizzato
la prima volta che si utilizza il magazzino, dopo aver
caricato l’anagrafica degli articoli. Altro esempio è
l’introduzione dell’utilizzo del magazzino quando già si
utilizza il programma di fatturazione e/o gestione
ordini.
L’inventario genera sempre un
movimento di magazzino di tipo appunto "Inventario"
che sarà evidenziato in rosso nella scheda di
magazzino proprio per segnalare il fatto che le
quantità e i valori ripartono dalla riga dell’inventario
in poi.
Ricalcolo totalizzatori
(programma di utilità)
Si tratta di un programma di
utilità che permette di ricalcolare i totali dei
totalizzatori del magazzino partendo dai movimenti di
magazzino.
Elimina movimenti (programma di
utilità)
Permette l’eliminazione ricorsiva
dei movimenti di magazzino. Può essere utile ad esempio
per stornare un inventario effettuato in una determinata
data.
Per attivare la gestione taglie e colori, attivare il flag "Gestione
taglie e colori" presente nell'anagrafica articoli per tutti gli articoli per i quali si devono gestire
le taglie e colori.
Nel menù tabelle della maschera anagrafiche articoli, è possibile
inserire dei codici a barre secondari per taglia e colore.
Per inserire una nuova taglia o colore, nel menù utilità della
maschera di emissione documenti o magazzino, cliccare su Taglie o
Colori.
In emissione documenti, se viene richiamato un articolo che ha
attivo la gestione taglie e colori, appariranno nel corpo le colonne
corrispondenti.
In ricerca documenti, verranno visualizzati gli articoli con
taglie colori che sono stati movimentati nel magazzino. Se
l'articolo non è mai stato movimentato, verrà visualizzato
l'articolo senza taglia e colore, ma al momento della conferma del
documento, verrà chiesto di indicare manualmente la taglia e il
colore per quell'articolo.
In stampa documenti, verranno raggruppati gli articoli di tipo
taglie colori in base all'ordinamento di inserimento.
Nella gestione magazzino, in presenza di taglie e colori,
verranno visualizzate le colonne taglia e colore in tutte le
gestioni. Ad esempio, nella prima nota magazzino, in caso di carico
o scarico magazzino, verrà richiesto di inserire la taglia e il
colore per l'articolo scelto.
Nell'inventario, per gli articoli soggetti a taglie e colori,
verrà richiesta la taglia e colore per gli articoli che hanno attiva
la gestione
Anche nella gestione della distinta base è presente la richiesta
della taglia e del colore per i componenti che hanno abilitato la
gestione.
Gestione lotti
Per attivare la gestione lotti, andare nella scelta
Lotti presente nel magazzino e richiamare il programma
Archivio Lotti:
Per utilizzare i lotti, in tabelle-articoli, attivare il flag
Soggetto a lotti per tutti gli articoli per i quali si devono
gestire i lotti di produzione.
Caricare un lotto a magazzino
Per caricare un lotto a magazzino si usano i normali programmi di
magazzino quali la Prima Nota di magazzino o il carico di un
documento di entrata merce.
Se è attiva la gestione lotti nell'articolo che si
sta trattando, verrà richiesto il codice lotto che si vuole
caricare.
Scaricare un lotto dal magazzino
Allo stesso modo, per lo scarico si usano i normali programmi di
magazzino quali la Prima Nota di magazzino o un qualunque documento
di vendita (DDT, Fattura, ecc).
Anche in questo caso verrà richiesto il codice lotto di scarico.
Lo scarico del lotto avviene anche in emissione documenti di
vendita. Se l'articolo è soggetto a lotti, sulla conferma del rigo
apparirà la richiesta di inserimento del lotto. Per modificare il
lotto cliccare con il tasto destro del rigo e selezionare gestione lotto.
Sia in fase di carico che in fase di scarico il programma
registra ogni movimento del lotto ed è in grado, tramite appositi
programmi, di ricercare tutti i documenti e i movimenti che
riguardano il lotto in questione.
I programmi per gestire i lotti sono presenti nel modulo
magazzino e permettono di ottenere, rapidamente, la situazione lotti
per articolo, la situazione articoli per lotto e la reperibilità
lotti che elenca tutti i documenti che riguardano un singolo lotto,
con le relative anagrafiche clienti/fornitori.
come fare a …
- Ricalcolare i totalizzatori di magazzino
Cliccare sul menù ricalcolo totalizzatori nel menù principale del magazzino.
Selezionare gli articoli interessati oppure cliccare direttamente su ricalcolo.
- Visualizzare gli articoli sotto scorta e da riordinare
nella lista magazzino, cliccare su sotto scorta per elencare gli articoli sotto scorta oppure cliccare su da ordinare per elencare gli articoli
per i quali necessario effettuare un riordino.
- Caricare un inventario in corso d'anno
- Valorizzare il magazzino al costo medio, al costo ultimo e per listino
Distinta base
Con la release 3.3 viene rilasciata la gestione distinta base.
Per attivare la gestione della distinta base, inserire negli
articoli di magazzino i prodotti finiti e i componenti ed eseguire
il programma "Gestione distinta base" presente nel magazzino.
Da qui è possibile richiamare un articolo di magazzino e associare i
relativi componenti con le quantità. Il tipo di valorizzazione dei
singoli componenti permetterà di calcolare il prezzo di carico del
prodotto finito in prima nota magazzino.
Oltre al prezzo medio e al costo ultimo, è possibile valorizzare i
componenti sulla base di un listino (ad esempio i costi standard
possono essere gestiti con uno specifico listino "Costi standard").
In prima nota magazzino, richiamare la causale "Carico Distinta
Base". Il programma proporrà l'elenco dei componenti e, sulla base
della quantità prodotta, effettuerà il carico del prodotto finito e
lo scarico dei singoli componenti. Il prezzo calcolato potrà essere
modificato. Anche la lista dei componenti proposta in prima nota
magazzino potrà essere modificata, inserendo nuovi componenti,
togliendone altri, modificando le quantità, ecc... Le eventuali
modifiche avranno effetto esclusivamente sull'operazione in corso.
"Analisi distinta base" è un programma che permette di verificare la
quantità e il fabbisogno degli articoli da produrre.
Richiamando una distinta base verrà proposto il numero da produrre
sulla base della data inserita e degli ordini clienti trovati.
Il campo "Quantità da produrre" può essere modificato anche
manualmente.
Il modulo vendita al banco permette di gestire la vendita al dettaglio con l'utilizzo dei lettori barcode
e l'emissione di scontrini fiscali tramite l'interfacciamento con il registratore di cassa.
Cliccando sul tipo documento Vendita al banco, verrà
subito proposto il corpo del documento con il cursore
posizionato sull'inserimento del lettore barcode. Dopo aver
inserito gli articoli cliccare su Chiudi scontrino
Nella maschera di riepilogo scontrino vengono riportati i
totali per aliquota IVA (reparti). Cliccare su totale da
incassare per modificare l'incasso. Digitando l'importo
dato, sotto verrà proposto il resto. Cliccare poi
su scontrino per inviare i dati al registratore di cassa e
poi cliccare su Ok per passare alla vendita successiva.
In caso di primo utilizzo del programma, cliccando su scontrino
apparirà la scelta del proprio registratore di cassa. La funzione è
richiamabile successivamente dal menù utilità-configura
registratore di cassa, dalla maschera di riepilogo scontrino.
Nella maschera di configurazione del registratore di
cassa, selezionare il modello di registratore di cassa e le
modalità di pagamento supportate. Non variare le altre
opzioni se non si conoscono i parametri tecnici.
Prima di utilizzare il registratore di cassa è necessario impostare i
reparti tramite il menù tabelle-Codici IVA:
Per un corretto utilizzo del lettore barcode, inserire il codice a barre, la quantità predefinita e il prezzo nell'articolo:
1 - Testata
Inserire la data registrazione, il protocollo, il tipo documento, il numero e la data fattura.
Inserire i dati del fornitore, oppure richiamarne uno già esistente tramite il pulsante cerca; richiamando un fornitore
già esistente verrà proposto in automatico l'ultimo codice di pagamento del fornitore utilizzato. Nel caso fosse indicato un nuovo
tipo di pagamento, verra' aperta la maschera di inserimento codici di pagamento.
E' possibile indicare delle note nella testata della registrazione.
2 - Dettaglio/Riepilogo
Nel dettaglio sono richiesti i campi dei righi della fattura riferiti alle informazioni iva e al conto di costo:
Imponibile, Codice IVA, Importo Iva, Conto di Costo, Annotazione.
E' previsto inoltre un campo Forzatura IVA che permette di intervenire
sul campo IVA calcolato per gestire i casi di arrotondamenti non coincidenti con l'IVA esposta in fattura acquisto.
Occorre prestare attenzione al fatto che, nel caso di utilizzo della forzatura IVA, il ricalcolo non sarà più effettuato, anche in caso di
modifica dell'imponibile o di cambio codice IVA.
Gli importi richiesti possono essere inseriti con il segno meno, per gestire i casi
in cui è necessario inserire valori negativi (arrotondamenti, acconti, cauzioni, ritenute, ecc...)
Il conto di costo è richiamabile da un elenco conti, non è obbligatorio ma è utile ai fini statistici e può essere utilizzato per fornire i dati
degli acquisti al commercialista che gestisce la contabilità.
Si consiglia di predisporre preventivamente un elenco di costi (ad esempio: merci conto acquisti, cancelleria, materiale di consumo,
spese telefoniche, energia elettrica, consulenze, ecc...).
Bottone Richiama DEM
Nella barra in basso del corpo, è presente il bottone Richiama DEM che viene attivato
automaticamente se, per il fornitore richiamato, sono presenti documenti di entrata merce. Sono elencati i righi dei documenti di entrata merce e,
se selezionati, il corpo della fattura verrà compilato automaticamente, raggruppato per codice Iva e per conto di costo.
Caricamento righi
Usare il tasto TAB per spostarsi tra le celle, usare il tasto INVIO per creare una nuova riga;
in alternativa usare il tasto destro del mouse oppure i bottoni inserisci rigo e elimina rigo nella barra degli strumenti. Utilizzando i
bottoni sposta su-sposta giù è possibile cambiare l'ordine delle righe inserite. Se si inserisce un rigo compilando solo il campo annotazione,
questo sarà considerato come rigo Descrittivo, un campo libero che svincola i controlli sugli altri campi..
Riepilogo
Nel riepilogo viene riportato il castelletto IVA, il totale imponibile, il totale imposta, il totale documento e il riepilogo per conti di costo.
3 - Scadenze
Nella sezione scadenze sono elencate le scadenze costruite in base al codice di pagamento selezionato. E' possibile forzare le
scadenze e modificarle.
Una volta completato l'inserimento premere il bottone salva per salvare il documento
4 - Modifica documento
Cliccando sul bottone trova verranno elencati i documenti in ordine decrescente di emissione con la possibilità
di filtrarli tramite la ricerca. Selezionare il documento e fare doppio click o premere OK per modificare il documento.
Premere poi sul tasto salva per confermare le modifiche o sul tasto elimina per eliminare il documento.
5 - Elenco fatture di acquisto
La lista delle fatture di acquisto permette di visualizzare e di stampare un elenco delle registrazione con selezione per periodo.
Se non si seleziona il fornitore, è possibile ottenere l'elenco delle fatture di tutti i fornitori presenti in archivio.
La testata
I tipi documenti sono 3:
Richiesta Preventivo,
Ordine a Fornitore e
Entrata Merce. Il preventivo può essere rinominato, in stampa, Richiesta Offerta o Richiesta Preventivo a seconda delle preferenze.
La richiesta preventivo, una volta confermata, assume lo stato di
In corso e può essere trasformato in
Confermato, diventa cioè, al momento dell'accettazione da parte dell'azienda, un ordine confermato al fornitore. Tramite il campo
Indentificativo, presente nella testata degli ordini, è possibile gestire un gruppo di richieste preventivi a fornitori diversi.
In questo caso, il programma di trasformazione preventivi in ordini, se si seleziona un determinato identificativo, consentirà di cambiare
lo stato preventivo da In corso a Accettato per il preventivo accettato e Rifiutato per tutti gli altri preventivi riferiti all'identificativo.
Questa gestione permette di ottenere statistiche corrette sui fornitori, fornendo un elenco di preventivi distinti tra rifiutati e accettati.
Tutti i dati inseriti nel preventivo/ordine saranno utilizzati per il passaggio dei dati al documento di entrata merce. Si raccomanda quindi di
inserire più dati possibili onde evitare di richiamare e modificare successivamente il documento di entrata merce.
Il corpo
Il corpo del documento si presenta in gran parte identico al corpo dell'emissione fatture, ma con l'aggiunta del campo Consegne.
Tutti gli articoli caricati avranno la data consegna uguale alla data documento. Cliccare sulla ricerca consegne per gestire le date e le quantità
da consegnare. Alla conferma del caricamento consegne il programma verifica che il totale delle consegne sia uguale alla quantità indicata sul rigo
del corpo.
Layout
Il layout che permette di personalizzare il testo da inserire nel preventivo.
Innanzi tutto troviamo la scelta del nome da dare al documento
Richiesta Preventivo o
Richiesta Offerta. I due termini sono sinonimi e possono essere utilizzati indifferentemente. E' solo una questione di abitudine ed
è legato anche al tipo di attività che svolge l'azienda.
I flags Non stampare il numero documento, Non stampare totali, Non stampare le consegne, Non stampare prezzi
eNon stampare codice articolo permettono di ottenere un documento meno informatico e più simile ad una lettera scritta con un word processor.
Il programma si ricorderà delle scelte effettuate quando si emetteranno i prossimi documenti.
Note di testata e note a piè di pagina permettono di personalizzare il documento con un testo specifico per il fornitore. Nel caso
fosse necessario memorizzare delle frasi ricorrenti (es. pagamento da concordare, i prezzi si intendono IVA esclusa, Distinti saluti, ecc...)
è possibile cliccare sui bottoni sulla destra e inserire e/o richiamare le frasi ricorrenti.
Trasformazione richieste preventivi in ordini a fornitore
Programma di trasformazione preventivi dallo stato di In corso allo stato di Confermato. In pratica viene cambiata la tipologia dei preventivi
selezionati in conferme d'ordine. L'ordine emesso genererà una movimentazione magazzino sul totalizzatore dell'ordinato a fornitori.
E' possibile selezionare l'operazione contraria: da ordine a richiesta preventivo.
Analisi ordini a fornitori
Permette di consultare la situazione degli ordini a fornitori, elencandoli per articolo o per scadenza.
La visualizzazione per articolo elenca gli articoli per i quali ci sono ordini da ricevere. Le colonne permettono di valutare agevolmente
la situazione delle quantità in arrivo e, per chi utilizza il magazzino, le eventuali disponibilità o le quantità di approvvigionamenti.
La visualizzazione per scadenza permette di aver sotto controllo gli impegni assunti dai fornitori raggruppati per scadenza consegna.
Il dettaglio permette di vedere ogni singolo ordine nel suo dettaglio.
Statistiche
Le statistiche degli acquisti sono:
Acquistato per periodo: Fatture acquisti registrate, suddivise per mese con il totale e il dettaglio delle singole registrazioni.
Statistiche costi: Elenco dei costi raggruppati per conto. E' possibile esportare il risultato della ricerca su excel.
Fatture Fornitori: Elenco delle fatture raggruppate per fornitore, con il totale e il dettaglio delle singole registrazioni.
La gestione pagamenti di Mondo Abaco permette di gestire le scadenze delle fatture acquisti tramite la rilevazione dei pagamenti.
La lista che viene proposta all'accesso al programma presenta l'elenco delle fatture da pagare, ordinate per scadenza. Sulla destra dell'elenco troviamo i
link Pagamento o Modifica che permettono di registrare o modificare il pagamento di una determinata scadenza.
Le colonne Saldato, Importo, Pagato e Da pagare consentono di aver sotto mano la situazione delle singole scadenze.
Registrazione pagamenti
Tramite la form di registrazione pagamenti è possibile rilevare il pagamento o i pagamenti riguardanti una singola scadenza.
Ogni singola scadenza può avere pagamenti multipli. Si pensi ad esempio alla registrazione di pagamento parziale di una scadenza e successivamente il
relativo saldo.
Cliccando sul link pagamento, il programma propone la registrazione del pagamento totale. E' possibile però intervenire sul
flag Saldato e forzare un importo diverso. Nel caso di forzatura con un importo diverso dal totale verrà proposta automaticamente la differenza
sotto forma di abbuono attivo o passivo.
I 2 campi successivi Tipo pagamento e Annotazione sono facoltativi e permettono di segnalare la risorsa effettiva del pagamento (es. contante, bancomat,
bonifico, ricevuta bancaria, ecc...) e di annotare eventuali informazioni specifiche del pagamento effettuato (es. assegno num. xxx del xx/xx/xxxx).
Estratto Conto
Il programma di estratto conto permette di elencare gli estratti conto per fornitore con il totale dello scaduto.
La data richiesta nel campo Visualizza lo scaduto al: permette di elencare le scadenze da pagare fino alla data prescelta.
E' presente inoltre un bottone di export su csv che consente di importare su excel o su altri sistemi compatibili i dati dell'estratto conto selezionato.
Scadenzario
Lo scadenzario permette di avere sotto controllo il flusso dei pagamenti previsti.
I totali sono raggruppati per giorno con il relativo progressivo. Il tasto + permette di vedere nel dettaglio quali sono le scadenze prese in considerazione.
La selezione del tipo pagamento permette di ottenere uno scadenzario mirato ed un più preciso elenco, come ad esempio i bonifici in scadenza.
Gestione bonifici
La gestione bonifici produce il file CBI per il remote banking e la distinta dei bonifici.
Una volta stabilito il periodo delle scadenze da visualizzare, premere sul bottone Cerca scadenze, verranno elencate tutte le scadenze con tipo pagamento
Bonifico bancario.
La lista evidenzia eventuali codici ABI/CAB e IBAN mancanti ed è possibile aggiornare l'anagrafica del cliente cliccando sul link Inserisci.
Selezionare, o caricare, la banca azienda presso cui presentare la distinta bonifici e cliccare sul bottone Genera file CBI bonifici.
Il programma prepara un file chiamato BONIFICI che può essere trasmesso via remote banking.
Contemporaneamente alla generazione del file BONIFICI viene creata una stampa distinta.
Viene proposto un numero distinta che non è vincolante e che può essere modificato.
La generazione bonifici crea anche i relativi pagamenti delle scadenze passando il tipo pagamento Bonifico e la descrizione Distinta bonifici
numero nnn del nn/nn/nnnn.
Per eliminare una distinta bonifici occorre entrare nel programma Elimina pagamenti (vedi sotto) e selezionare la data pagamento e il tipo Bonifico.
A questo punto selezionare i pagamenti da eliminare che hanno nel campo descrizione la data e il numero distinta da cancellare e procedere con l'eliminazione.
Genera Pagamenti (programma di utilità)
Il programma è stato ideato per consentire di aggiornare la situazione pagamenti delle fatture fornitori da parte di coloro che attivano in un secondo tempo
la gestione pagamenti. Può essere utilizzato, inoltre, per effettuare pagamenti di scadenze multiple. Si pensi ad esempio ad un pagamento globale riferito
al saldo di più scadenze di un determinato fornitore. In tal caso sarà sufficiente operare tramite la selezione del fornitore e selezionare le scadenze da pagare.
Il tipo pagamento e l'annotazione (entrambi opzionali) saranno inserite su ogni scadenza selezionata.
Elimina Pagamenti (programma di utilità)
Questo programma permette di effettuare un cancellazione ricorsiva dei pagamenti registrati.
E' utile ad esempio se si vuole eliminare una distinta bonifici comprendente diverse scadenze. In tal caso sarà sufficiente selezionare la data della distinta
bonifici (che corrisponde alla data di pagamento) e la tipologia di pagamento Bonifico, l'elenco conterrà tutte le scadenze in questione con la possibilità di
effettuare una selezione completa o parziale.
Alla fine dell'operazione, il programma riporterà a No il campo Saldato della scadenza.
La gestione della prima nota cassa e banca è abilitata per le
versioni "Professional" ma si possono effettuare delle prove anche
con le altre versioni, con un numero limitato di accessi.
Sono proposti i conti di base "010CASSA" e "020BANCA" ma è possibile
aggiungere altri conti per gestire più casse e più banche.
Lista Cassa/Banca:
La lista proposta elenca tutti i movimenti di entrata e uscita. Sono
presenti anche i movimenti storici inseriti tramite i programmi di
incasso e pagamento delle fatture vendite e acquisto.
Per visualizzare la situazione di un solo conto, selezionare il
conto nell'apposito campo. Il flag "Visualizza il saldo precedente"
permette di decidere se visualizzare l'elenco includendo o meno
l'eventuale saldo precedente alla data di inizio consultazione.
Questo flag influenzerà anche il saldo finale.
Il campo "Filtro" permette visualizzare gruppi di operazioni
omogenee (es. nome di un cliente, tipo operazione, ecc...) e di
effettuare ricerche mirate per parole o importi (es. ricerca per
importo incassato o pagato).
La lista include un programma di stampa e un programma di export per
Excel.
Sostituzione Conti:
In fase di conversione, sono stati creati i movimenti di prima nota
prelevando le informazioni presenti negli incassi e pagamenti. In
particolare sono stati associati al conto "010CASSA" gli incassi e
pagamenti effettuati per cassa e al conto "020BANCA" gli incassi e
pagamenti effettuati con assegno, bonifico e ricevute bancarie.
Questo programma di utilità permette di modificare i conti
utilizzati associando ad esempio i movimenti a eventuali nuovi conti
inseriti.
Inserisci:
Gli incassi e i pagamenti delle fatture vanno gestiti direttamente
dai relativi programmi di incasso fatture e pagamento fatture
acquisto, avendo cura di valorizzare il campo "Conto".
Nel caso invece di operazioni che non fanno riferimento a fatture, è
possibile inserire, con questo programma, le operazioni di entrata o
uscita (es. spese varie non fatturate, interessi bancari, spese
bancarie, ecc...). E' previsto anche un tipo operazione "Giroconto"
dove inserire, con un'unica operazione, un passaggio di fondi da un
conto ad un altro.
Capitolo 9 - Autofattura
L’autofattura è un documento che viene emesso dal soggetto passivo nei confronti di se stesso, oppure come operazione interna effettuata in regime
di inversione contabile (come cessionario per conto del cedente).
Nell’autofattura l’obbligo dell’applicazione dell’IVA e l’emissione del documento è a carico del destinatario ed essendo un documento valido ai fini
IVA, dovrà essere emesso in formato elettronico ed inviato a SDI.
Il documento deve riportare un TD specifico ed è consigliabile utilizzare una numerazione separata (sezionale).
I nuovi tipi documento per le autofatture sono:
TD16 integrazione fattura reverse charge interno
TD17 integrazione/autofattura per acquisto servizi dall'estero
TD18 integrazione per acquisto di beni intracomunitari
TD19 integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art.17 c.2 DPR 633/72
TD20 autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (ex art.6 c.8 e 9-bis d.lgs. 471/97 o art.46 c.5 D.L. 331/93)
TD21 autofattura per splafonamento
TD22 estrazione beni da Deposito IVA
TD23 estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell'IVA
TD26 Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art.36 DPR 633/72)
TD27 Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa
Nella testata del documento occorre indicare i dati del fornitore (cedente) ed inserire il proprio codice destinatario, oppure 0000000.
E’ escluso il TD21 dove il cedente e cessionario devono coincidere, selezionando questa tipologia, il programma in automatico compilerà i dati
del cedente con i dati anagrafici presenti nell’anagrafica azienda.
Indicare come data documento la data di ricezione SDI della fattura ricevuta o una data ricadente nel mese di ricezione della fattura emessa
dal fornitore.
Se la fattura è stata trasmessa tramite SDI, nella sezione Dati documento correlati-Fatture collegate occorre indicare l'identificativo
SDI (IDSDI) della fattura ricevuta. inserire nella colonna Rif. Nr linea il valore 1 e nella colonna Identificativo fattura collegata l’IDSDI).
Il programma gestisce in modo agevolato l’emissione del TD16 (integrazione fattura reverse charge interno):
nell'elenco delle fatture elettroniche ricevute, le fatture in reverse charge verranno evidenziate con un colore arancione.
Cliccare con il tasto destro del mouse per generare un documento TD16 integrazione fattura reverse charge interno. Verrà visualizzata la maschera di
emissione delle fatture elettroniche con i dati già precompilati:
nella sezione 1.2 CedentePrestatore verranno indicati i dati del fornitore;
nella sezione 1.4 CessionarioCommittente verranno indicati i dati dell'azienda che sta emettendo il documento;
nel campo 2.1.1.3 Data verrà indicata la data di ricezione SDI della fattura reverse charge;
nella sezione 2.1.6 DatiFattureCollegate verrà indicato l'identificativo SDI (IDSDI) della fattura ricevuta.
Inserire manualmente il numero del documento, si consiglia di utilizzare un apposito sezionale.
Dopo aver confermato il documento, si aprirà la maschera di invio fatture elettroniche.
Selezionare il documento, cliccare su crea file XML e, nella lista dei documenti da inviare, selezionare nuovamente il documento e cliccare su
Invia documenti.