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Nell'anagrafica azienda,
scheda Dati trasmissione-Opzioni d invio, nella sezione Conservazione
sostitutiva selezionare Aruba DocFly.
Attivare il servizio Aruba
DocFly direttamente dal sito di Aruba.
Durante l'attivazione
verrà chiesto quali classi documentali utilizzare. Selezionare
1__fatturaPA per le fatture elettroniche, 2__notificaPA per le
ricevute di consegna delle fatture elettroniche.
Le classi da attivare sono:
Fattura PA (cdd:1__fatturaPA)
Notifica PA (cdd:2__notificaPA)
Se verranno
attivate classi documentali diverse da quelle indicate non sarà
possibile eseguire la conservazione direttamente dal programma.
Prima di attivare il servizio contattare l'assistenza tramite
apertura di ticket per evitare di attivare classi documentali non
corrette.
Dopo aver attivato il
servizio con Aruba DocFly inserire le credenziali ftp ricevute via
email tramite il menù File-Credenziali DocFly (conservazione
sostitutiva) presente nella maschera di Elenco fatture.
La voce cartella si
riferisce al codice fiscale/partita iva del soggetto che ha attivato
il servizio di conservazione.
Cliccare su Test
connessione per verificare i parametri inseriti.
Nella maschera di elenco fatture cliccare sul menù FileAnagrafica azienda. Nella scheda Dati trasmissione, conservazione sostitutiva selezionare Aruba DocFly e salvare.
Sempre nella maschera di
elenco fatture cliccare in basso a destra sul bottone conservazione
sostitutiva.
Nella maschera di
Conservazione sostitutiva selezionare i documenti da conservare, variare il nome della conservazione (il programma in automatico propone un codice alfanumerico), ad esempio digitare Emesse Gennaio 2021, e
cliccare su Invia a DocFly.
Verranno inviati nello spazio ftp di Aruba Docfly due pacchetti di conservazione, uno contenente i file fattura xml/p7m, ed un altro con le relative ricevute. Per le fatture ricevute viene inviato solo il pacchetto dei file fattura.
Il pacchetto delle ricevute verrà chiamato con il nome della conservazione con l'aggiunta della parola RIC_. Ad esempio RIC_Emesse Gennaio 2021.
Il programma aggiunge anche un identificativo numerico alla fine del nome della conservazione, ad esempio RIC_Emesse Gennaio 2021 54
Lo stato della
conservazione sarà visualizzato come in corso.
Periodicamente il servizio
Aruba Docfly controlla lo spazio ftp e invia in conservazione i
documenti che trova.
In caso di errore viene
creato un file di log contenente gli errori riscontrati, altrimenti
i documenti vengono eliminati dallo spazio ftp e messi in
conservazione.
Una volta conservati i
documento non possono più essere eliminati.
Cliccare sul bottone
Aggiorna per visualizzare lo stato della conservazione.
Una volta in conservazione
il servizio Aruba DocFly invia una pec di conferma della
conservazione. Verificare il proprio indirizzo pec per
accertarsi dell'effettivo esito positivo o negativo della
conservazione.
In caso di errore è
possibile cancellare i file nello spazio ftp tramite il pannello di
Aruba DocFly.
Per reinviare i documenti selezionare Visualizza Tutte, indicare il periodo e cliccare su Aggiorna.
Selezionare le fatture, cliccare con il tasto destro del mouse Togli stato conservazione.
Cliccare nuovamente su Visualizza da conservare, selezionare le fatture e cliccare su Invia a DocFly.
Il pacchetto di conservazione ha un limite di 10MB, se viene superato questo limite il programma annulla la procedura. Si consiglia in questi casi di dividere l'invio in più parti, ad esempio inviare un mese alla volta.
Per attivare il servizio con
Aruba
cliccare qui.
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