Cosa fa il programma?
- Prepara il file XML secondo le specifiche richieste per l'invio
delle fatture alla pubblica amministrazione e ai privati (B2B).
- Lancia il programma di firma digitale presente
sul computer in uso e utilizzato dall'utente (Dike di Infocert o
ArubaSign di Aruba).
N.B.: Coloro che utilizzano un sistema di firma diverso da Dike, possono
contattarci per valutare la possibilità di lanciare direttamente la
firma all'interno del programma Mondo Abaco Fatturazione Elettronica.
- Invia la fattura direttamente tramite il canale SDI
oppure, in alternativa, invia la mail alla pubblica amministrazione tramite la PEC
dell'utente.
Capitolo 1 -Caricamento Azienda
Nella maschera di caricamento azienda è possibile indicare i
dati del cedente/prestatore: E' obbligatorio inserire la ragione
sociale, la partita IVA, il regime fiscale e i dati della sede.
Gli altri dati sono facoltativi.
La stabile organizzazione si riferisce alla sede del cedente non
residente che esercita la propria attività economica, producendo
reddito nel territorio di un'altra nazione.
Le schede dei dati facoltativi, se inseriti, sono da compilare in ogni loro parte.
Per gestire più di una azienda è necessario attivare una licenza
per aziende illimitate.
Questa tipologia di licenze è particolarmente indicata per
Commercialisti e centri servizi.
Capitolo 2 -Creazione fatture elettroniche
Cliccando sul bottone "Gestione fatture" è possibile
creare o modificare un documento. Cliccando sul menù in alto
"Inserisci fattura" si aprirà la maschera di emissione
documenti.
Nella sezione "Cessionario", indicare i dati del cliente al quale verrà emesso il documento.
In caso di fatture alla pubblica amministrazione, indicare anche il
codice dell'ufficio dell'amministrazione dello stato della fattura,
definito dall'amministrazione di appartenenza come riportato nella
rubrica "indice PA" consultabili da
qui.
Per le fatture verso privati: indicare il codice, di 7 caratteri, assegnato dal
SDI ai soggetti che hanno accreditato un canale; qualora il destinatario
non abbia accreditato un canale presso SDI e riceva via PEC le fatture,
l'elemento deve essere valorizzato con tutti zeri (0000000) e deve
essere indicata la PEC del cessionario.
Nei dati generali è obbligatorio inserire il tipo documento, la
divisa, la data e il numero del documento.
In caso di ritenuta, indicare anche l'aliquota, l'importo e la
causale di pagamento.
I dati documenti correlati non sono obbligatori, inserire qui i dati
dei documenti che si riferiscono al documento che si sta emettendo come
DDT o contratti
I dati del trasporto non sono obbligatori, si riferiscono ai dati del
vettore, ai dati del trasporto e consegna.
I dati beni e servizi sono obbligatori. Il dettaglio linee si
riferisce ai righi del documento. Cliccare su inserisci rigo per creare
un nuovo rigo, fare doppio click per modificarlo. Indicare il numero
linea, la descrizione, il prezzo unitario, il prezzo totale e l'aliquota
IVA. Se l'aliquota IVA é a 0, indicare anche la natura (es. escluso o
esente). Gli altri dati sono facoltativi (es. eventuali sconti di
rigo). Gli sconti/maggiorazione sono calcolati sul prezzo
unitario, ad esempio PrezzoTotale=PrezzoTotale -
(((PrezzoUnitario * Percentuale ) ∕ 100) * Quantità) e sono a cascata.
La percentuale o l'importo sono alternativi. L'importo dello
sconto si riferisce sempre al prezzo unitario, ad esempio
PrezzoTotale=PrezzoTotale - (Importo sconto * Quantità).
I dati riepilogo vengono compilati in automatico in base ai dati
inseriti nella scheda "dati beni
e servizi". Qui vengono riepilogati gli imponibili e le imposte
raggruppati per aliquota. E' possibile forzare a mano e modificare i
valori inseriti in automatico. Cliccando su aggiorna, verranno
ricalcolati i dati inseriti.
I dati pagamento non sono obbligatori. Se inseriti indicare le
condizioni, le modalità e l'importo.
Cliccare sul menù "Esegui controllo formale" per verificare se ci
sono errori che potrebbero scartare l'invio del file.
Clicca qui per consultare i suggerimenti per la compilazione della
Fatturazione Elettronica.
N.B. I campi con lo sfondo giallo sono obbligatori.
Fare doppio click su un documento già emesso per modificarlo oppure
cliccare con il tasto destro del mouse per eliminarlo.
In caso di fattura semplificata, nel cessionario
inserire solo la partita IVA e il codice destinatario o PEC.
Nella sezione Dati generali inserire data e numero.
Nella sezione dati beni e servizi la sezione Dettaglio Linee risulta
disabilitato.
Inserire nella lista della sezione Dati riepilogo la descrizione, l'IVA
e l'importo al lordo IVA. La percentuale IVA e l'imposta sono
alternativi.
Cliccare su Inserisci rigo per aggiungere un nuovo rigo dove inserire
questi valori.
Tutti gli altri dati sono facoltativi e non verranno presi in
considerazione nella creazione del file XML.
- Dal programma di elenco fatture emesse è possibile
generare il file XML, firmare e inviare
la fattura elettronica. La firma del file avviene
attraverso il richiamo del programma di firma presente sul PC in
cui è installato Mondo Abaco Fatturazione Elettronica. Ad
oggi sono gestiti i sistemi Dike (di Infocert), Arubasign (di
Aruba), Firma Certa di Namirial, FIleprotector. Se si possiede un sistema di firma diverso da questi
ultimi è consigliabile contattarci per valutare l'opportunità di
inserire nel programma il sistema di firma utilizzato. In
alternativa è possibile provare ad eseguire il lancio del
programma di firma inserendo il percorso del programma in
"File/Opzioni firma/Altro" presente nel programma di elenco
fatture.
Lo stato fattura rappresenta
i vari passaggi da eseguire per inviare la fattura elettronica.
Ecco l'elenco degli stati:
1 - Compilata: la fattura è stata inserita ed è pronta per essere
generata in formato elettronico (XML).
2 - XML: il file è stato creato e salvato in una cartella interna
del programma, è possibile poi salvare con nome il file per
controllare la fattura o per inviarla tramite il proprio gestore.
Inoltre è possibile stampare la fattura che verrà visualizzata nel
browser o nel programma predefinito del proprio PC per il formato XML
3 - Firmata: il file è stato firmato utilizzando il programma Dike
di Infocert o ArubaSign di Aruba o altro se installato. Tramite il menù
file-opzioni di firma, è possibile indicare il percorso del
programma di firma. E' previsto anche l'utilizzo di altri programmi
di firma che accettano parametri a linea di comando.
Tramite la funzione Salva con nome, è possibile esportare il file
firmato.
4 - Inviata: il programma ha inviato, tramite
canali SdI o tramite email, il file della
fattura elettronica.
L'invio delle fatture tramite canale SdI richiede la sottoscrizione
del contratto di servizio.
Per visualizzare il contratto cliccare su menù ?-Informazioni
su presente nella maschera di invio fatture elettroniche.
Se si utilizza l'invio tramite PEC, al primo accesso verrà richiesta la
configurazione della propria email PEC. Se l'invio dell'email va a buon
fine, tramite la funzione Apri, sarà possibile rivedere l'email
inviata.
Una volta inviata la fattura è possibile scaricare la ricevuta
cliccando su verifica. In caso di invio tramite SDI, l'acquisizione della
ricevuta avviene in modo diretto, in caso di invio tramite PEC, la
ricevuta arriverà tramite PEC.
5 - Ricevuta: certifica l’avvenuta consegna al
destinatario del file. Se una fattura è in questo stato, è possibile
inviarla al sistema di conservazione sostitutiva e non è possibile
forzare lo stato. Per annullare una fattura in stato 5 occorre avere una
ricevuta di scarto o una notifica di esito, oppure bisogna emettere nota
di credito e procedere successivamente alla conservazione sostitutiva
della fattura e della nota di credito.
6 - Scartata: la fattura è stata rifiutata. Tramite
il tasto destro del mouse è possibile forzare lo stato a 1-Compilata per
riemettere la fattura.
Presenza di errori: se durante un import o un controllo formale
vengono rilevati degli errori, lo stato della fattura verrà
evidenziato in rosso. Modificarla per correggere gli errori prima di
inviarla. E' consigliato eseguire sempre un controllo formale prima
di procedere alla firma e all'invio.
Tramite il tasto destro del mouse, è possibile forzare lo stato.
N.B.: I file creati NON devono essere rinominati perché il loro nome segue
un formato standard richiesto dalle specifiche della fatturazione
elettronica.
Capitolo 4 - Import da file CSV
E' possibile importare documenti che arrivano da altre
piattaforme in formato CSV. Cliccare
qui per informazioni tecniche.
Capitolo 5 - Import da Mondo Abaco Gestionale
Se il cedente ha la stessa partita IVA/codice fiscale di
un'azienda inserita in Mondo Abaco Gestionale, verranno elencate
le fatture e le note di credito inserite in Mondo Abaco
Gestionale con un sezionale di tipo "Fatture elettroniche".
Capitolo 6 - Conservazione sostitutiva
La conservazione delle fatture elettroniche dell'Agenzia delle Entrate è
disponibile gratuitamente.
Si tratta di un servizio che non richiede nessun intervento da parte
dell'utente, in quanto vengono prese in considerazione tutte le fatture inviate
e ricevute tramite il Servizio di Intercambio (SdI).
E' sufficiente aderire al servizio, tramite apposita delega, con opzione valida
per un triennio.
Il servizio garantisce la conservazione di tutte le fatture dal momento
dell'attivazione e per la durata di 15 anni.
Per informazioni sull'attivazione del servizio clicca qui.
E' possibile importare fatture elettroniche ricevute
per visualizzarle e stamparle. Per gli utenti di Abaco
Enterprise, Mondo Abaco Gestionale e Parcellazione, il
programma effettua la registrazione contabile in automatico.
Si può scegliere di importare singole fatture elettroniche (xml, p7m, zip)
o intere cartelle.
In alternativa, il sistema è in grado di scaricare direttamente
dal SDI le fatture elettroniche ricevute.
Per effettuare questa operazione è necessario indicare un codice
destinatario nella sezione "Fatture e
corrispettivi" del sito dell'Agenzia delle Entrate.
Il codice
inserito avrà quindi prevalenza sulla PEC indicata dal fornitore.
Mondo Abaco è autorizzata al rilascio del codice destinatario in
quanto software house accreditata. Chi desidera utilizzare questo
metodo può ottenere il codice destinatario inviando il contratto di
servizio firmato a
info@mondoabaco.it.
Per visualizzare il contratto cliccare su menù ?-Informazioni su
presente nella maschera di invio fatture elettroniche.
L’autofattura è un documento che viene emesso dal soggetto passivo nei confronti di se stesso, oppure come operazione interna effettuata in regime di inversione contabile (come cessionario per conto del cedente).
Nell’autofattura l’obbligo dell’applicazione dell’IVA e l’emissione del documento è a carico del destinatario ed essendo un documento valido ai fini iva, dovrà essere emesso in formato elettronico ed inviato a SDI.
Il documento deve riportare un TD specifico ed è consigliabile utilizzare una numerazione separata (sezionale).
I nuovi tipi documento per le autofatture sono:
TD16 integrazione fattura reverse charge interno
TD17 integrazione/autofattura per acquisto servizi dall'estero
TD18 integrazione per acquisto di beni intracomunitari
TD19 integrazione/autofattura per acquisto di beni ex art.17 c.2 DPR 633/72
TD20 autofattura per regolarizzazione e integrazione delle fatture (ex art.6 c.8 e 9-bis d.lgs. 471/97 o art.46 c.5 D.L. 331/93)
TD21 autofattura per splafonamento
TD22 estrazione beni da Deposito IVA
TD23 estrazione beni da Deposito IVA con versamento dell'IVA
TD26 Cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art.36 DPR 633/72)
TD27 Fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa
Nella testata del documento occorre indicare i dati del fornitore (cedente) ed inserire il proprio codice destinatario, oppure 0000000.
E’ escluso il TD21 dove il cedente e cessionario devono coincidere, selezionando questa tipologia, il programma in automatico compilerà i dati del cedente con i dati anagrafici presenti nell’anagrafica azienda.
Indicare come data documento la data di ricezione SDI della fattura ricevuta o una data ricadente nel mese di ricezione della fattura emessa dal fornitore.
Se la fattura è stata trasmessa tramite SDI, nella sezione Dati documento correlati-Fatture collegate occorre indicare l'identificativo SDI (IDSDI) della fattura ricevuta. inserire nella colonna Rif. Nr linea il valore 1 e nella colonna Identificativo fattura collegata l’IDSDI).
Il programma gestisce in modo agevolato l’emissione del TD16 (integrazione fattura reverse charge interno):
nell'elenco delle fatture elettroniche ricevute, le fatture in reverse charge verranno evidenziate con un colore arancione.
Cliccare con il tasto destro del mouse per generare un documento TD16 integrazione fattura reverse charge interno. Verrà visualizzata la maschera di emissione delle fatture elettroniche con i dati già precompilati:
nella sezione 1.2 CedentePrestatore verranno indicati i dati del fornitore;
nella sezione 1.4 CessionarioCommittente verranno indicati i dati dell'azienda che sta emettendo il documento;
nel campo 2.1.1.3 Data verrà indicata la data di ricezione SDI della fattura reverse charge;
nella sezione 2.1.6 DatiFattureCollegate verrà indicato l'identificativo SDI (IDSDI) della fattura ricevuta.
Inserire manualmente il numero del documento, si consiglia di utilizzare un apposito sezionale.
Dopo aver confermato il documento, si aprirà la maschera di invio fatture elettroniche.
Selezionare il documento, cliccare su crea file xml e, nella lista dei documenti da inviare, selezionare nuovamente il documento e cliccare su Invia documenti.