Con Mondo Abaco Fatturazione è possibile emettere le fatture in modo rapido, con un'interfaccia semplice ed intuitiva. Per operare al meglio è sufficiente seguire i pochi passi qui descritti.
Anagrafica cliente
Anagrafica articoli
Codici di pagamento
Codici IVA
Testata
Corpo
Piede
Scadenze
Modifica documento
Esporta in PDF
Invia tramite EMAIL
Copia da...
Stampa documento
Fatturazione automatica da D.D.T.
Gestione listini
Gestione agenti
Emissione documenti in valuta
Gestione contratti
Gestione imballi
Nella maschera di caricamento azienda vengono richiesti i dati anagrafici dell'azienda che emetterà i documenti. Nella parte di layout è possibile personalizzare i documenti da emettere: tramite una lista si può scegliere la propria fattura preferita e aggiungere o modificare il logo, l'intestazione e il piè di pagina; in tempo reale nel riquadro anteprima apparirà il modulo in bianco modificato in base alle proprie preferenze. L'intestazione e il piè di pagina sono in formato RTF e quindi completamente personalizzabili. Cliccando su scegli esempio è possibile scegliere uno degli esempi proposti, oppure scrivere, modificare o importare un documento RTF tramite WordPad. Se si decide di salvare l'azienda senza selezionare nessun layout, il programma creerà un modello di default in base ai dati anagrafici inseriti.
Abilitare il flag provvigioni nel caso sia necessario emettere le fatture indicando l'Enasarco e la ritenuta d'acconto (agenti di commercio). Cliccando sul bottone "Tabella ritenute d'acconto ed enasarco" sarà possibile inserire i dati relativi all'anno da gestire.
La percentuale di ritenuta d'acconto verrà riportata in automatico durante l'emissione dei documenti.
In questa maschera è possibile gestire l'inserimento, la modifica o l'eliminazione dell'anagrafica. Se il cliente è nuovo, i dati inseriti saranno memorizzati nell'archivio delle anagrafiche dei clienti.
Gestisce l'inserimento, la modifica o l'eliminazione di un articolo. E' possibile indicare il prezzo, l'unità di misura e il codice IVA associato. Se l'articolo è nuovo, i dati inseriti saranno memorizzati nell'archivio.
Nella gestione codici di pagamento indicare il codice e la descrizione, numero di scadenze, e il flag "fine mese", che indica se le scadenze devono essere spostate a fine mese. Per ogni scadenze indicare il numero dei giorni e il tipo pagamento; 0-Rimessa diretta, 1-Ricevuta bancaria, 2-Bonifico. Se ad esempio si inserisce un pagamento di tipo ricevuta bancaria a 30-60-90 giorni fine mese, si dovrà indicare come numero scadenze 3, selezionare il flag "fine mese" e per le tre scadenze abilitate indicare come giorni 30-60-90 e come tipo pagamento 1.
Per attivare il pulsante "Paga adesso" di Paypal, cliccare sull'opzione "Paypal" e nell'anagrafica azienda, inserire il proprio account di Paypal.
Il pagamento tramite Paypal è possibile solo in presenza di una unica scadenza.
Nella gestione codici IVA indicare il codice, la descrizione, il tipo (imponibile, esente...) e l'aliquota. I codici più diffusi sono già precaricati, ma è possibile aggiungerne di nuovi.
Emissione documenti: la maschera è divisa in quattro parti che compongono il documento: testata, corpo, piede, scadenze.
Nella testata inserire innanzitutto i dati del cliente, oppure richiamarne uno già esistente tramite il pulsante cerca; richiamando un cliente già esistente verranno proposti in automatico il primo numero fattura libero, l'ultima data fattura e l'ultimo codice di pagamento del cliente utilizzato in base al tipo documento (1-Fattura 2-Nota di credito 3-D.D.T. 4-Fattura accompagnatoria). Nel caso fosse indicato un nuovo tipo di pagamento, verrà aperta la maschera di inserimento codici di pagamento. E' possibile indicare delle note nella testata della fattura. Sempre nella testata sono riportati, nella parte in alto, il logo e la testata del documento costruiti in fase di caricamento dell'azienda. Questo consente, nel caso di gestione di più aziende, di evidenziare in modo chiaro su quale azienda si sta operando.
Nel corpo fare click sulla lista per iniziare ad inserire gli articoli o le prestazioni da inserire nel documento. E' possibile inserire un nuovo articolo o richiamarlo tramite il bottone "..."; richiamando un articolo vengono compilati in automatico la descrizione, l'unità di misura, il prezzo e il codice IVA. Usare il tasto TAB per spostarsi tra le celle, usare il tasto INVIO per creare una nuova riga; in alternativa usare il tasto destro del mouse oppure i bottoni "inserisci rigo" e "elimina rigo" nella barra degli strumenti. Utilizzando i bottoni sposta su-sposta giù è possibile cambiare l'ordine delle righe inserite. Se si inserisce un rigo privo del codice articolo, ma con una descrizione, una quantità e un prezzo, questo sarà considerato come rigo "Forfait". Nel caso invece di rigo compilato solo nella parte "Descrizione" e non nella quantità e prezzo, il programma lo interpreterà come rigo "descrittivo", che non influirà quindi nei calcoli dei totali del documento. Cliccando con il tasto destro su un rigo, selezionando la funzione stampa in grassetto, e possibile stampare la descrizione dell'articolo in grassetto.
Sempre utilizzando il tasto destro troviamo "Descrizioni abituali", una funzione molto utile che permette di inserire delle descrizioni precedentemente impostate e che si utilizzano abitualmente.
Il programma permette di inserire uno sconto singolo oppure sconti progressivi. Inserire gli sconti progressivi nella colonna % Sc come questo formato di esempio: "10+5+3".
Ad esempio, se ho un importo di 10.000 euro e voglio applicare uno sconto di 10+5 il calcolo verrà effettuato in questo modo:
10.000 - 10% = 9.000 9.000 - 5% = 8.550
Nel piede viene riportato il castelletto IVA, il totale imponibile, totale imposta, totale documento e il piè di pagina del documento inserito in fase di caricamento azienda.
Nel caso in cui fosse abilitata la gestione provvigioni, verrà calcolato l'importo della ritenuta d'acconto, l'importo della ritenuta enasarco e il totale netto del documento in base alle percentuali dell'anno di riferimento inserite in tabella. E' possibile variare le basi imponibili e le percentuali. Se si attiva il flag "Massimale enasarco raggiunto", per le successive fatture emesse nell'anno per quel cliente, non sarà più calcolato l'Enasarco.
Se il documento è di tipo 3-D.D.T. oppure tipo 4-Fattura Accompagnatoria, verranno abilitati gli estremi spedizione e le descrizioni da indicare nel documento. Per gli estremi spedizione è possibile indicare le voci "a mezzo", "porto" e "vettore", nelle descrizioni bolla è possibile indicare l'"aspetto esteriore dei beni" e la "causale di trasporto."
Quando viene abilitata la ritenuta d'acconto sul cliente e su uno o più articoli nel corpo, verrà calcolata la base imponibile sugli importi degli articoli per cui è abilitata la ritenuta d'acconto e verrà calcolato l'importo ritenuta in base alla percentuale indicata. Viene proposta in automatico la percentuale indicata nell'anagrafica azienda.
Nella sezione scadenze sono elencate le scadenze costruite in base ai parametri del codice di pagamento selezionato. E' possibile forzare le scadenze e modificarle.
Una volta completato l'inserimento premere il bottone salva per salvare il documento
Cliccando sul bottone "trova" verranno elencati i documenti in ordine decrescente di emissione con la possibilità di filtrarli tramite la ricerca. Selezionare il documento e fare doppio click o premere OK per modificare il documento. Premere poi sul tasto salva per confermare le modifiche o sul tasto elimina per eliminare il documento.
Questa funzione crea un documento PDF del documento emesso usando il modello selezionato nel layout del caricamento azienda.
Questa funzione invia automaticamente il documento in formato PDF via email utilizzando il gestore di posta predefinito installato sul PC.
Usare questa funzione per emettere una fattura simile ad un altra. Nelle lista verranno elencati i documenti copiati di recente oppure tutti i documenti; selezionando un documento, questo verrà copiato sul nuovo documento con la possibilità di variarlo. Tutti i dati saranno quindi modificabili dall'utente. Gli unici dati che non saranno copiati sono il numero e la data fattura.
Tramite questo bottone è possibile stampare il documenti visualizzato oppure scegliere i documenti da stampare. E' possibile scegliere uno o più documenti da stampare, da esportare in PDF o da inviare via email.
Questo programma ha una doppia funzionalità, permette di selezionare dei DDT e di generare automaticamente le fatture, e permette di evadere o modificare o inserire il numero e la data fattura sulla DDT selezionata.
Per emettere fatture selezionare la voce "Evase: No", selezionare le DDT per le quali emettere fattura, indicare il numero di fattura di partenza e la data del documento, scegliendo poi se creare una fattura per ogni DDT oppure raggrupparla per cliente. Selezionando invece "Evase: Si o Tutti", si può evadere una DDT se per esempio alla DDT non segue fattura, oppure è possibile indicare o modificare il numero e la data fattura senza emettere il documento.
La gestione listini permette di indicare per ogni articolo uno o più listini indicanti un prezzo e/o uno sconto. Creare il listino tramite la funzione "anagrafica listini". Una volta creato il listino è possibile duplicarlo su uno nuovo. I listini sono esportabili in formato CSV, è prevista anche l'importazione nello stesso formato.
La gestione agenti e il calcolo delle provvigioni possono essere attivati in due modi distinti:
- In modo rapido, inserendo il codice agente in anagrafica cliente e inserendo manualmente la percentuale provvigioni durante l'inserimento delle fatture sui singoli articoli.
- Con il calcolo automatico delle provvigioni, impostando le tabelle presenti nella gestione agenti come segue:
Tabelle-agenti.
Per utilizzare la gestione agenti andare in tabelle-agenti.
L'anagrafica che prevede i dati anagrafici di base e la categoria agente; la categoria agenti permette una suddivisione degli agenti per tipologia; la categoria provvigioni clienti permette di stabilire una politica delle provvigioni in base alla tipologia cliente; la categoria provvigioni articoli permette di stabilire una le provvigioni sulla base della tipologia degli articoli; la gestione delle provvigioni, infine, permette, incrociando le tabelle appena elencate di stabilire qual è la percentuale di provvigioni per agente/cliente/articolo.
L'anagrafica prevede, oltre ai dati anagrafici di base, la richiesta della categoria agente.
La categoria agente può risultare utile qualora si decidesse di attribuire una diversa percentuale di provvigioni sulla base di decisioni legate alle politiche commerciali dell'azienda.
Categoria Agenti
la categoria agenti permette di suddividere gli agenti per gruppi omogenei di provvigioni.
Categoria Provvigioni Clienti
La categoria provvigioni clienti permette di stabilire quale percentuale di provvigioni si dovrà attribuire all'agente sulla base del tipo cliente. Ad esempio, si possono suddividere i clienti per tipologie diverse (grossisti, dettaglianti, privati) quindi con listini diversi, e, di conseguenza, si possono stabilire delle percentuali di provvigioni diverse a seconda del tipo di cliente.
Categoria Provvigioni Articoli
La categoria provvigioni articoli permette di stabilire quale percentuale di provvigioni si dovrà attribuire all'agente sulla base del tipo articolo. Ad esempio, si possono suddividere gli articoli per tipologie diverse (Linea prodotti A, linea prodotti B, ecc.. oppure merce, installazione, consulenza, ecc,,,) quindi con listini diversi e, di conseguenza, si possono stabilire delle percentuali di provvigioni diverse a seconda del tipo di articolo.
Gestione Provvigioni
La gestione delle provvigioni permette, incrociando le tabelle: codice agente, codice provvigioni clienti e codice provvigioni articolo, di stabilire qual è la percentuale di provvigioni da proporre in fase di emissione documenti (DDT, fatture, ordini). Tale percentuale potrà essere modificata manualmente su ogni documento.
Categoria Agente
Inserire il codice della categoria agente per la quale si deve stabilire la percentuale di provvigioni.
Codice Provv. Articoli
Inserire il codice della categoria provvigioni articoli per la quale si deve stabilire la percentuale di provvigioni.
Codice Provv. Clienti
Inserire il codice della categoria clienti per la quale si deve stabilire la percentuale di provvigioni.
Percentuale Provv.
In questo campo inserire la percentuale di provvigioni.
Una volta caricate le tabelle, in emissione documenti, nella testata, indicare nel cliente l'agente e la categoria provvigioni.
Nel corpo verrà chiesto per ogni articolo inserito la percentuale della provvigione.
Per conoscere il fatturato per agente e il totale provvigioni, andare nella sezione statistiche-fatturato per agente. Selezionando l'agente, verranno elencati i documenti collegati a all'agente, con il totale fatturato e il totale provvigioni con la possibilità di filtrare solo i documenti totalmente incassati.
Il codice valuta può essere memorizzato in anagrafica clienti e, in emissione documenti, sarà proposto l'ultimo cambio trovato. Per inserire nuovi cambi è possibile richiamare la tabella cambi direttamente dal caricamento documenti. I documenti vengono stampati e salvati in valuta estera. Le liste e le statistiche propongono invece i valori già convertiti in Euro. La gestione incassi propone, nella lista principale, i valori in Euro. La registrazione dell'incasso avviene invece in valuta estera ma è possibile visualizzare il controvalore in Euro, nell'apposita sezione in alto a destra. Nella gestione incassi il cambio presente in fattura può essere modificato e, in tal caso, sarà conteggiata una differenza cambi. In caso di differenza cambi negativa, la lista evidenzierà l'importo in Euro in rosso. Al contrario, in caso di differenza cambi positiva, l'importo sarà evidenziato in verde.
La funzionalità, presente in Fatturazione/Gestione contratti, permette di emettere fatture mensilmente, trimestralmente, semestralmente o annualmente. Nella gestione contratti occorre impostare i dati di fatturazione (cliente, articolo, periodicità, quantità e prezzo) e salvare. Successivamente, eseguendo il programma "Emetti fatture ripetute" una volta al mese, saranno elencate le fatture da emettere per il mese richiamato. Selezionare i documenti da emettere e confermare l'emissione delle fatture nella sezione del piede della form.
Nella maschera di fatturazione accedere al menù Tabelle-Anagrafiche articoli. Nella scheda magazzino indicare come tipo Imballaggio. In emissione fatture/DDT, nel piede, nella sezione Gestione cauzioni indicare il codice imballo, la quantità in uscita e la quantità in entrata. Verrà visualizzato in automatico l’esistenza e l’esistenza a nuovo. Nella testata selezionare, come modulo di stampa, 15fatte.rpt per le fatture, 04DDT.rpt per le DDT. In stampa, nel piede del documento, verranno riportati i dati indicati nella sezione Gestione cauzioni.
Nella gestione del magazzino, tramite la scheda di magazzino, selezionando il codice imballo e il cliente è possibile visualizzare la situazione della quantità entrata ed uscita.